Met de recente maatregelen van het kabinet tegen het Corona virus zal nog zeker tot en met dinsdag 28 april 2020 zo veel als mogelijk thuisgewerkt moeten worden. Overigens blijven scholen in elk geval dicht tot na de meivakantie (25 april t/m 3 mei). Ook hierna zal thuiswerken voor velen in ieder geval nog enige tijd een realiteit blijven. Dit past bij een door velen bepleite intelligente ‘open-up’. Daarbij worden de maatregelen beetje bij beetje versoepeld om de 1,5 meter economie een kans te geven.

Nu houden de meeste mensen een paar weken min of meer productief fulltime thuiswerken wel vol, maar daarna kan dit toch extra belastend zijn. En dan gaan de normen van de Arbeidsomstandighedenwet, kort gezegd de Arbowet, en de aanverwante regelgeving meer en meer een rol spelen. Waar moeten werkgevers bij thuiswerken op letten en wat mogen zij van werknemers verwachten? Lees hier meer over de belangrijkste regels en praktische tips voor werkgevers en werknemers. 

Waar staan de belangrijkste regels over arbeidsomstandigheden?

De belangrijkste regels zijn hier te vinden:

  • Arbeidsomstandighedenwet oftewel, afgekort, de Arbowet;
  • Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit);
  • Arbeidsomstandighedenregeling (Arboregeling);
  • artikel 658 van boek 7 van het Burgerlijk Wetboek (artikel 7:658 BW) over de zorgplicht en de aansprakelijkheid van de werkgever;
  • aanvullende of afwijkende regels (voor zover toegestaan) kunnen zijn opgenomen in een eventuele, toepasselijke CAO, een personeelshandboek, een thuiswerkprotocol of thuiswerkregeling en/of een thuiswerkovereenkomst.

Dan is er nog de Wet op de ondernemingsraden, die regelt bij welke verschillende soorten besluiten een werkgever, ook in geval van beoogd thuiswerken, zou moeten overleggen met de ondernemingsraad. Vaak betreft dit adviesplichtige, voorgenomen besluiten. Een enkele keer kan een voorgenomen besluit instemmingsplichtig zijn.

Hiernaast is er fiscale regelgeving en uiteraard ook privacywetgeving dat van toepassing is op thuiswerken.

Ook is er de zogeheten Wet flexibel werken, maar deze kent geen recht op thuiswerken toe en is in het kader van deze bijdrage ook minder interessant. Mogelijk zal dit in de toekomst, na de Corona crisis, anders zijn. Bijvoorbeeld wanneer medewerkers zich willen beroepen op eerder succesvol thuiswerken. Medewerkers willen dan waarschijnlijk niet wéér hele weken thuiswerken, maar wellicht één of twee dagen per week. Een dergelijke ontwikkeling is er destijds bij verzoeken van medewerkers om na een geslaagd ouderschapsverlof in deeltijd te gaan werken ook geweest.

Arbo-verplichtingen: algemeen

De regelgeving ten aanzien van arbeidsomstandigheden geeft ruimte voor invulling door werkgevers en werknemers. Dat wil zeggen dat vaak slechts in algemene termen zogeheten doelvoorschriften worden gesteld waarbinnen werkgevers en werknemers ruimte hebben om, binnen de gegeven situatie van de organisatie, zelf de maatregelen (middelvoorschriften) te ontwikkelen en in te voeren om aan de doelvoorschriften te voldoen. Het is echter belangrijk om om zich te beseffen dat dit absoluut geen ‘softe’ regelgeving is, waarbij alles maar zou kunnen zolang het maar een beetje voldoet aan het gezonde verstand. Alleen de hoeveelheid regelgeving is hiervoor al een aanwijzing. Er is altijd wel een ‘best practice’ te duiden waarop men het beste met arboverplichtingen kan omgaan en er zijn ook specifieke regels, bijvoorbeeld voor beeldschermwerk.

Enkele algemene (*) arboverplichtingen voor werkgevers zijn:

  • Het inventariseren en evalueren van de risico’s van het werk voor de werknemers (en ingeleende krachten). De werkgever moet een beeld hebben van de arbeidsrisico’s in zijn organisatie, deze vastleggen en aangeven welke maatregelen zullen worden genomen om deze risico’s te beperken. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven, zal zo’n risico-inventarisatie en -evaluatie (ri&e) moeten worden geactualiseerd.
  • Het geven van voorlichting en duidelijke instructies aan werknemers (en inleenkrachten) over de arbeidsrisico’s en de hierboven genoemde maatregelen.
  • Het in de gelegenheid stellen van werknemers om een onderzoek te ondergaan dat is gericht op (het voorkomen en beperken van) risico’s die het werk voor hun gezondheid met zich brengt. Bij werken met beeldschermen (desktop, laptop) is dit zelfs een specifieke verplichting.

(*) er zijn er natuurlijk meer.

Bij dit alles zijn werknemers op hun beurt verplicht om met de door de voorlichting en instructies van de werkgever te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek voor zichzelf en anderen.

Arbo-verplichtingen bij thuiswerken

Voor werkgevers gelden bij thuiswerken naast de hierboven vermelde verplichtingen minder arbo-regels dan wanneer op de vaste werkplek wordt gewerkt. Dit heeft onder andere te maken met het feit dat de werkgever eenvoudigweg minder toezicht heeft op medewerkers die thuis werken. Zo zijn bijvoorbeeld de regels over vluchtwegen, noodverlichting, brandmelding en brandbestrijding niet van toepassing. Dit alles betekent echter niet dat de zorgplicht van werkgevers voor goede arbeidsomstandigheden bij thuiswerken minder zwaar is. Een goede invulling van de zorgplicht bij thuiswerken zal in de praktijk juist door het verminderde toezicht en de vele thuiswerkplekken moeilijker kunnen zijn dan ten aanzien van de vaste werkplek bij de werkgever. Het is dus zaak voor de werkgever om, zo nodig alsnog, een goede basis te leggen voor een systeem van thuiswerken en vervolgens regelmatig de vinger aan de pols te houden.

Indien een werkgever onvoldoende voldoet aan zijn zorgplicht, dan kan hij voor eventueel  ontstane schade bij de werknemer aansprakelijk worden gesteld. Denk onder andere aan een zogeheten tablet nek door een onvoldoende ergonomisch ingerichte thuiswerkplek, last van de ogen door verkeerde verlichting of andere lichtinval. Of denk eenvoudigweg aan te veel stress (psychosociale arbeidsbelasting) en uitval als gevolg van te weinig afwisseling in het dagelijkse thuiswerk, te weinig pauzes of bijvoorbeeld onduidelijkheid bij de werknemer over te verwachten output in combinatie met factoren zoals kinderen in huis, nevengeluiden of het te weinig contact met collega’s doordat mensen continu thuis zitten.

Niet alleen maar negatieve prikkels

Ik zou zelf zeggen dat het bij dit onderwerp zeker niet alleen gaat om negatieve prikkels (“Kijk uit, want anders ben je als werkgever aansprakelijk…”) maar juist ook om positieve prikkels. Met andere woorden: hoe kunnen wij ons, als werkgevers en werknemers, nu en ná Corona het beste gedragen zodanig dat bij thuiswerken of het op afstand werken het rendement van de samenwerking tussen werkgever en werknemer voor beiden zo groot mogelijk is en misschien zelfs wordt verbeterd? “Rendement” kan gezien worden als een puur economisch, financieel begrip, maar dat hoeft natuurlijk niet alléén het geval te zijn.

Wat te denken van het (na Corona) afwisselend thuis en op de vaste werkplek werken, waardoor wellicht de productiviteit kan worden verhoogd en tegelijk de wekelijkse woon-werk reistijd wordt verminderd? Bepaalde werkzaamheden kunnen heel goed thuis of op een andere flexibele werklocatie worden gedaan. Of kan een bedrijf wellicht de dienstverlening iets aanpassen op een zodanige manier dat dit goed aanslaat bij de klanten? Of wat te denken van het niet steeds maar weer automatisch naar de klant toe rijden in het binnenland (of het veelvuldig reizen naar het buitenland) en het in plaats daarvan bewuster plannen van “quality meetings”? Nu, met Corona, worden werkgevers min of meer gedwongen om meer na te denken over een goede thuiswerk- of andere werkplek buiten de vaste werkplek. Dat kan in de toekomst ook een voordeel blijken te zijn.

Tips voor werkgevers over thuiswerken: welke regelingen hebt u (al)?

  • Laat u over de maatregelen die u als werkgever in het kader van uw arbo-verplichtingen moet nemen indien nodig adviseren door uw eigen arbodienst of arbodeskundige.
  • Bekijk of, en zo ja, welke regelingen u misschien al hebt over thuiswerken. Zijn er misschien specifieke regels in een toepasselijke CAO? Zijn er met medewerkers die nu, tijdens de Corona crisis, thuis werken afspraken gemaakt? Zorg er in ieder geval voor dat wanneer er meerdere schriftelijke stukken zijn waarin iets staat over thuiswerken, de inhoud van deze stukken niet tegenstrijdig is. Dat kan namelijk tot onnodige discussies leiden.
  • Als het thuiswerken in uw onderneming nog niet schriftelijk is geregeld maar medewerkers werken al wel thuis, leg dan de afspraken die u met uw medewerkers hebt gemaakt schriftelijk goed vast. Overleg indien nodig over eventuele aanvullingen.
  • Als er bij thuiswerken onderscheid wordt gemaakt tussen de ene en de andere medewerker, zorg er dan voor dat (objectief) duidelijk is waarom dat zo is en ga indien nodig in overleg.
  • Indien u een wat grotere werkgever bent: weest u zich ervan bewust dat de ondernemingsraad bij sommige besluiten een instemmingsrecht heeft. Dit geldt deels ook voor een personeelsvertegenwoordiging (pvt). Mocht dit nu nog niet helemaal geregeld zijn, dan zal dit nu praktisch bezien waarschijnlijk geen of slechts een beperkt risico zijn, maar dit zal dan toch formeel goed geregeld moeten worden.

Tips in verband met de risico-inventarisatie en -evaluatie (ri&e)

  • Zorg ervoor dat de huidige ri&e wordt aangevuld met het aspect van thuiswerken of laat een specifieke ri&e voor thuiswerken (mede) uitvoeren door uw medewerkers. Een voorbeeld van hoe zoiets er uit kan zien, is hier te vinden.
  • Het is ook belangrijk om een ri&e regelmatig te evalueren of om in elk geval te bekijken hoe het thuiswerken gaat en om een specifieke terugkoppeling daarover te vragen aan de medewerker. Dat kan bijvoorbeeld via regelmatig (online) contact, via een door de medewerker te geven beschrijving van de thuiswerkplek (al dan niet met foto’s), een vragenlijst, een huisbezoek door een arbodeskundige, het aanbieden om de ergonomische vereisten voor een werkplek al dan niet ter plaatse uit te leggen. Er zijn veel manieren. Belangrijk is ook dat deze in de ri&e worden beschreven.
  • Geef uw medewerkers voldoende, praktische voorlichting over de specifieke risico’s die het thuiswerken met zich mee kan brengen of laat uw werkgevers door uw arbodienst informeren, bijvoorbeeld via een webinar door de arbodienst of een arbodeskundige. Leg schriftelijk, bijvoorbeeld in een brief of in een (nadere) thuiswerkregeling, vast welke voorlichting u hebt gegeven of hebt laten geven en welke instructies zijn gegeven. Laat uw medewerkers dit ook ondertekenen.
  • Zorg voor de mogelijkheid dat medewerkers ook uit zichzelf bij vragen of sluimerende  klachten over het thuiswerken (stress, ogen, bewegingsapparaat) terecht kunnen bij bijvoorbeeld de arbodienst of -als eerste aanspreekpunt-  bij een daarvoor aangewezen vertrouwenspersoon binnen het bedrijf.

Hoe houdt u als werkgever contact en ‘toezicht’?

  • Het klinkt flauw, maar als werkgever moet u op de één of andere manier een vorm van toezicht proberen te houden, al is het maar om voeling te behouden met hoe het gaat en om mogelijke problemen tijdig te kunnen signaleren. Houd geregeld contact met uw medewerkers en stimuleer dat medewerkers ook onderling geregeld contact met elkaar houden. Dat kan bijvoorbeeld via video werkoverleggen, een maandagochtend sessie, een woensdagmiddag sessie (waarbij bijvoorbeeld niet over het werk gesproken ‘mag’ worden), het regelmatig terugkoppeling vragen aan medewerkers et cetera.
  • Denk na over de wijze van aansturing van medewerkers of evalueer een gemaakte keuze. Is input-gericht werken een optie (aantal uren, al dan niet gedurende bepaalde ‘slots’) of werkt u nu liever output-gericht? Wat heeft het bedrijf nodig en wat is haalbaar voor de medewerkers? Kan er een onderscheid gemaakt worden tussen medewerkers? Op welke manieren kunnen medewerkers hun werkzaamheden afwisselen en welke grenzen moeten zij zich bij voorkeur stellen, opdat zij niet oneindig doorgaan met het werk (wat een reëel risico kan zijn)?

Regels en tips over de thuiswerkplek

  • Er bestaat geen recht op een vergoeding voor het thuiswerken op zich.
  • De werkgever moet de medewerker die thuis moet werken wel in staat stellen om zijn werk te kunnen doen. Dat betekent dat apparatuur, een goede stoel, een bureau, verlichting en dergelijke indien nodig door de werkgever beschikbaar moet worden gesteld óf dat de werkgever de kosten van aanschaf (of wellicht een lease-som) daarvan betaalt.
  • Een thuiswerkplek moet ingericht zijn volgens de ergonomische beginselen, tenzij dit in redelijkheid niet kan worden gevergd.
  • Een praktische oplossing bij wat langer structureel thuiswerken kan zijn om apparatuur op het werk in bruikleen te geven aan de medewerker.

Tips over afwisselend werken

Probeer zo veel mogelijk afwisselend te (laten) werken en instrueer medewerkers hierover uitdrukkelijk. Bijvoorbeeld:

  • Probeer taken en werkzaamheden te bespreken met de medewerker, die elkaar afwisselen. Bespreek het nut en de noodzaak van regelmatige pauzes. Heeft de medewerker hobby’s of interesses? Kan hij of zij buiten een rondje wandelen tijdens de lunch of is een stukje fietsen een idee? Een goede verhouding is: 3 kwartier zitten en 1 kwartier staan of lopen.
  • Laat medewerkers regelmatig naar buiten gaan.
  • Moet de medewerker eigenlijk wel de gehele dag (8 uren) achter elkaar werken of is een minder aantal uren ook goed of wellicht een andere verdeling?
  • Weet ook wat de  thuissituatie van de medewerker is. Heeft de medewerker een partner thuis en/of kinderen? Werkt de partner misschien vanwege diens baan niet thuis? Hoe is de opvang en thuisscholing van de kinderen geregeld? Zorg dat u weet wat er aan de hand is en maak hierover werkbare afspraken en blijf in contact.
  • Een medewerker hoeft niet altijd achter zijn beeldscherm te zitten. Bellen kan ook staand of lopend. Iets doorlezen kan ook staand of op de bank. Een werkoverleg via een video conferentie kan een welkome afwisseling zijn van het werk, maar dat hoeft niet door iedereen zo ervaren te worden. Na drie of 4 uur of langer video overleg op een dag kan dit vrij vermoeiend zijn.

Tips voor het bureau, de bureaustoel en de laptop

  • Het bureaublad heeft bij voorkeur een bepaalde breedte en diepte (120 cm x 80cm of 160 cm x 80 cm) om daarop goed te kunnen werken en een flexibele opstelling van beeldscherm, toetsenbord, documenten en accessoires mogelijk te maken. Het bureaublad is bij voorkeur in hoogte verstelbaar. Bij voorkeur heeft het bureaublad ook een reflectiearm oppervlak, zodat het een overbelasting van de ogen voorkomt.
  • Een voor het werk noodzakelijke documenthouder is stabiel en regelbaar en zodanig geplaatst dat oncomfortabele hoofd- en oogbewegingen tot een minimum zijn beperkt.
  • Vaak wordt thuis een laptop gebruikt. Een laptop kan dan het beste op een bureau geplaatst worden en niet op schoot worden geplaatst. De laptop moet vrij te plaatsen zijn en het scherm moet gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar zijn. Een laptopsteun op het bureau kan handig zijn. Werk daarbij met een losse muis en een los toetsenbord, dat indien gewenst hellend te plaatsen is.
  • Een bureaustoel mag niet een gewone stoel of een bankje zijn, maar moet een ergonomisch verantwoorde zit- en werkhouding mogelijk maken. Dit heeft onder andere te maken met de hoogte van de zitting, de rugleuning en de lende- en armsteunen, die alle verstelbaar moeten zijn.
  • Een voetensteun kan ook handig zijn voor een stabiele zit.
  • Een goede instructie van het gebruik van de thuiswerkplek is essentieel. Werkt een medewerker bijvoorbeeld ook regelmatig met een tablet of de smartphone? Ook dan is een goede houding belangrijk omdat bij geconcentreerd werken juist dan eerder naar voren wordt gebogen met de nek.

Tips voor beeldschermwerk en de beeldschermwerkplek

Regelmatig pauzeren en afwisselen van werkzaamheden is belangrijk om zo de kans op klachten aan armen, schouders en nek te beperken. Ook worden hiermee stressklachten en klachten aan ogen beperkt. Ook het werken met een beeldscherm moet aan bepaalde eisen voldoen, onder andere:

  • De tekens op het beeldscherm zijn voldoende scherp, duidelijk van vorm en voldoende groot, met voldoende afstand tussen de tekens en de regels.
  • Het beeld op het beeldscherm is stabiel.
  • Het contrast tussen de tekens en de achtergrond is gemakkelijk door de gebruiker bij te stellen.
  • Het beeldscherm is vrij te plaatsen en gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar.
  • Er is voor het toetsenbord voldoende ruimte voor handen en armen van de gebruiker.
  • Het toetsenbord heeft een mat oppervlak.
  • Het regelen van de lichtinval is ook belangrijk. Er moet, voor zover mogelijk, binnen voldoende daglicht zijn. Weerkaatsing van licht op het beeldscherm moet zoveel mogelijk worden voorkomen. Indien nodig moeten de ramen zijn uitgerust met passende instelbare helderheidswering om de intensiteit van het licht dat op de beeldschermwerkplek valt te verminderen. Dat kan bijvoorbeeld met gordijnen en jaloezieën. In bijvoorbeeld een zolderkamer met een dakkapel zonder gordijnen zal  dus misschien wat geregeld moeten worden.
  • Verder moeten er voldoende voorzieningen zijn voor adequate kunstverlichting. Als die er niet of onvoldoende zijn, dan moet de werkgever die verstrekken.

Tip: TNO heeft een beoordelingsinstrument ontwikkeld voor de fysieke belasting door beeldschermwerk. Lees hierover meer op deze website en doe de test.

Tot slot

Deze bijdrage is tot stand gekomen vanwege de maatregelen vanuit de overheid om mensen zoveel thuis te laten werken en het feit dat er daarbij toch belangrijke aandachtspunten zijn. Getracht is om hierbij enkele praktische tips te geven en ook stof tot nadenken. Wij wijzen u er voor de volledigheid op dat aan de informatie in deze bijdrage geen rechten kunnen worden ontleend. Bij vragen op het juridische vlak kunt u uiteraard contact opnemen met ons. Wij adviseren bedrijven over hun arbeidsrechtelijke mogelijkheden en aanverwante zaken waar ondernemers mee te maken kunnen krijgen.